Ge-cc’d worden staat in de top 3 van e-mail frustraties. Iedereen ergert zich er dood aan, maar iedereen doet het. Waarom doen we het dan? En hoe kunnen we dit anders aanpakken? Lees mijn nieuwste column voor WijLimburg en leer over de relatie tussen cc’en en geluk.
Het krijgen van een hele rits cc-mails staat in de top 3 van e-mail-frustraties. Maar waarom dan?
In principe is de carbon copy of copie conforme (cc) ooit uitgevonden om meerdere mensen op de hoogte te houden van bepaalde ontwikkelingen. Van de personen die in cc staan wordt daarom geen actie verwacht in een e-mail. Ze worden enkel meegenomen in lopende zaken en vorderingen. Het blijkt dat hoe hoger je op de hiërarchische ladder klimt binnen je organisatie, des te vaker je een bericht in cc krijgt. Vaak zitten juist deze mensen niet te wachten op een e-mail overload van al hun medewerkers. Zij hebben immers werk genoeg. De meeste managers willen enkel geïnformeerd worden wanneer er resultaat geboekt wordt of wanneer er nood aan de man is.
Dus: bezint eert ge begint. Bij het loslaten van de cc-regel is gedragsverandering nodig en we weten ondertussen dat dit zo gemakkelijk nog niet is. Het niet goed genoeg naleven van de coronamaatregelen in Nederland is hiervan een pijnlijk voorbeeld. Daarbij zit achter elke verstuurde e-mail een andere persoon met elk zijn of haar eigen redenen om bepaalde mensen in een e-mail-bericht mee te nemen. Vaak cc’en is gedrag dat voorkomt uit onzekerheid. Mensen willen bevestiging hebben van ingekopieerde ontvangers, of erger nog: ze willen zich indekken. Dat dit geen goede reden is staat buiten kijf, maar vaak zijn de verzenders zich hier niet van bewust.
Hoe lossen we dit op? Schrap de cc. Mensen irriteren zich er mateloos aan. Dus waarom volhouden?
Bedenk elke keer wanneer je een e-mail verstuurt goed tot wie je je richt en vooral: waarom je je tot deze persoon richt. Is de e-mail relevant voor een of meerdere afzenders? Zet deze dan allemaal in de ‘Aan’-regel. Wanneer je naam in de ‘Aan’-regel van een e-mail staat weet je dat er echt iets van je verwacht wordt. Is de e-mail minder relevant voor een ander? Val hem of haar dan niet ongevraagd lastig in een cc-regel. Bewaar het communiceren met deze persoon bijvoorbeeld tot wanneer een beslissing genomen moet worden. Mocht het nodig zijn dat deze persoon meer achtergrondinformatie wenst, kun je alsnog besluiten de e-mail-conversatie tot dat moment toe door te sturen.
Wordt je nadrukkelijk gevraagd mensen te cc-en? Dat is een ander verhaal. Informeer mensen die daarom vragen, dit is namelijk cruciaal voor het goed functioneren van een onderneming. Maar weet dat je met ongevraagde communicatie precies het tegenovergestelde bereikt. Vergeet die cc! Wordt iedereen blij van.